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2018年01月11日,在历经半年多的各地区考察,新档案库最终定址于中外运长航口岸路,公司新档案库也即时搭建成功,并在档案管理部门成员辛勤、严谨地工作下,DHL的重要档案已经安全、有序地迁移至新档案库。DHL相关考察人员对于我司的选址、搭建以及相应档案的迁移和管理予以了肯定。
随着社会“互联网+”的发展大趋势以及公司业务的逐渐扩大,公司选址并搭建新的档案库,为客户提供更加便捷、有序地档案管理服务。新搭建的档案库空间宽敞,专业设计实现空间利用******化,并达到各功能区的合理布局,三级档案存管体系,以确保高效存放和实用档案。另外,新档案库还具有专业的消防、门禁、防盗监控系统和物理、网络安全系统;再加之严格的档案管理制度,为档案的安全保密性保驾护航。
新档案库的搭建、设计固然重要,管理则更是重中之重的环节。公司在文档保管中提供安全可靠的纸质文档和磁性记录材料的保管,并采取专业的密集柜和组架形式;在档案电子化、数据化上则进行高质量批量扫描、并通过先进的OCR综合解决方案,实现各种文档资料的数据化转化文档电子报告,帮助客户对营运数据的进行整理和分析;在系统化管理上,通过对文档信息管理及备份、档案借阅、统计查询、实时监控、客户管理、库房管理等,以有效保证客户档案安全性;针对相关文档销毁,则经过国家权威部门认定的档案专业销毁企业,以安全,可靠,规范的操作销毁档案,确保档案信息无泄漏;同时,公司采取驻场/集中托管模式,通过SDC档案管理系统进行管理(SDC档案管理系统则是由零度倡导的系统化、数据化、云端化新型档案管理服务标准和模式);另外,公司还采取月度/季度巡查机制,可根据客户的新要求,进行重新调整或二次升级。以更及时地掌握最新动态,满足客户所需。
新档案库搭建成功,为公司扩宽了展露拳脚的舞台;同时通过公司系统化、智能化、数据化、可扩充化的独特管理模式,赢得了客户的信赖和赞赏。
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